7 procesów, które każda firma powinna zautomatyzować

automation545
2 dni temu
3 minut(y) czytania

Automatyzacja w biznesie przestała być domeną wyłącznie dużych korporacji. Dziś także małe i średnie przedsiębiorstwa mogą korzystać z rozwiązań, które oszczędzają czas, eliminują błędy i pozwalają skupić się na rozwoju. Wiele codziennych zadań można przenieść na systemy, które działają 24/7 bez przerw na kawę i urlopy.

Sprawdź, 7 procesów, które każda firma powinna zautomatyzować, aby działać szybciej, sprawniej i taniej.

1. Obsługa faktur i dokumentów księgowych

Ręczne pobieranie faktur z maili, segregowanie załączników i przesyłanie ich do księgowości to proces, który zajmuje godziny w każdym miesiącu.

Automatyzacja faktur pozwala, by system sam pobierał dokumenty z różnych źródeł, odczytywał je dzięki technologii OCR i przekazywał do księgowości. Efekt? Zero zgubionych faktur, koniec z chaosem w skrzynce mailowej i pełna kontrola nad kosztami.

Jako automate10 oferujemy automatyzację faktur. Nasz system zczytuje faktury, wrzuca dane z nich do dedykowanej tabeli oraz przesyła do księgowości. Nasi klienci deklarują nawet do 30 godzin miesięcznie zaoszczędzonego czasu dzięki tej automatyzacji.

2. Raportowanie czasu pracy

W wielu firmach wciąż funkcjonują ręcznie wypełniane tabelki z godzinami pracy czy projektami. Automatyzacja raportowania polega na tym, że system sam zbiera dane z narzędzi, z których korzysta zespół, i tworzy zestawienia. Dzięki temu menedżerowie mają jasny obraz tego, ile czasu zajmują poszczególne zadania, a pracownicy nie tracą godzin na wypełnianie tabelek.

Niezależnie czy korzystasz z TeamDecka, Google Sheets czy personalizowanego systemu do raportowania czasu pracy - z pewnością da się go w jakiś spsób zautomatyzować. Chcesz wiedzieć jak? Odezwij się do nas i porozmawiajmy o szczegółach.

3. Komunikacja z klientami

Obsługa zapytań mailowych czy na czacie to kolejne zadanie, które można usprawnić. Chatboty i automatyczne systemy odpowiedzi potrafią błyskawicznie odpowiadać na najczęściej zadawane pytania, przekierowywać sprawy do odpowiednich osób i działać o każdej porze dnia. Klienci czują się lepiej zaopiekowani, a pracownicy mogą skupić się na bardziej wymagających sprawach.

Dla naszych klientów budujemy zaawansowane chaty, które pozwalają na przyspieszenie procesu komunikacyjnego aż o 70%. Tworzymy je w oparciu o AI, dzięki czemu baza wiedzy może być stale uzupełniana i aktualizowana.

4. Marketing i social media

Regularne publikacje w mediach społecznościowych to wyzwanie dla wielu firm. Automatyzacja umożliwia planowanie postów z wyprzedzeniem, a także ich publikację na kilku kanałach jednocześnie. Co więcej, narzędzia AI potrafią analizować dane i podpowiadać, kiedy najlepiej wrzucać treści, aby zwiększyć zasięg i zaangażowanie.

Takie automatyzacje zbudujesz już z poziomu samego portalu np. Meta lub LinkedIn. Nie potrzebujesz do tego kodowania, ani specjalnych narzędzi zewnętrznych. Chętnie pokażemy Ci jak korzystać z wbudowanych automatyzacji na darmowej konsultacji.

5. Zarządzanie sprzedażą i leadami

Ręczne przepisywanie danych z formularzy kontaktowych do CRM-u to zadanie, które łatwo zautomatyzować. System może sam zapisywać leady, przypisywać je do odpowiednich osób i uruchamiać kolejne kroki procesu sprzedaży. Dzięki temu handlowcy nie tracą czasu na administrację, a firma nie traci potencjalnych klientów.

W automate10 zautomatyzowalismy proces przekazywania leadów. Gotowe leady trafiają z kampanii prosto na nasz chat firmowy na Slacku.

6. Przypomnienia i powiadomienia

Czy zdarzyło Ci się zapomnieć o ważnym terminie płatności albo spotkaniu? Automatyczne przypomnienia wysyłane SMS-em, mailem czy w komunikatorach wewnętrznych rozwiązują ten problem. System sam monitoruje kalendarz, terminy i zadania, a następnie przypomina odpowiednim osobom o ich obowiązkach.

Dobrym rozwiązaniem dla tych bardziej zabieganych jest asystent głosowy, z którego korzystają menadżerowie w naszej organizacji. Pomaga w planowaniu tasków, zarządzeniu spotkaniami oraz przypomina o tym, co naprawdę ważne. A co najważniejsze - jest całkowicie darmowy i połączony z Google Workspace.

Chcesz dowiedzieć się o nim więcej? Spotkajmy się, a pokażemy Ci jak to działa!

7. Analiza danych i raporty

Codzienne podejmowanie decyzji biznesowych wymaga dostępu do danych. Zamiast tworzyć raporty ręcznie, można wdrożyć automatyzację, która pobiera informacje z różnych źródeł – systemów sprzedażowych, narzędzi marketingowych czy plików Excela – i łączy je w jeden przejrzysty raport. Dzięki temu właściciele i menedżerowie podejmują decyzje na podstawie aktualnych, rzetelnych danych.

Dlaczego warto automatyzować procesy?

Wszystkie wymienione obszary mają wspólną cechę – powtarzalność. To zadania, które zajmują dużo czasu, ale nie wymagają kreatywności czy specjalistycznej wiedzy. Zlecając je systemom, firma nie tylko oszczędza setki godzin rocznie, ale także zmniejsza liczbę błędów i zwiększa efektywność całego zespołu.

Automatyzacja to nie odległa przyszłość, lecz rozwiązanie dostępne tu i teraz. Każda firma powinna zautomatyzować przynajmniej siedem kluczowych procesów: