Czy automatyzacja faktur jest bezpieczna? Fakty i mity!

W dobie cyfryzacji fakturowanie staje się coraz częściej zautomatyzowanym procesem. Automatyczne systemy księgowe, oparte o AI i OCR, zdobywają serca przedsiębiorców dzięki szybkości i oszczędności. Jednak przy tej wygodzie pojawiają się wątpliwości - czy automatyzacja faktur jest naprawdę bezpieczna? Warto obalić mity i przyjrzeć się faktom opartym na danych.

Mity dotyczące bezpieczeństwa automatyzacji faktur

Mit 1: Automatyzacja zwiększa ryzyko cyber zagrożeń

Choć faktury zawierają dane wrażliwe, odpowiednie systemy oferują ochronę przez szyfrowanie, kontrolę dostępu czy zgodność z RODO. Warto wybierać rozwiązania, które oferują komunikację przez SSL/TLS oraz szyfrowanie danych „w spoczynku” (np. AES).

Mit 2: Automatyzacja oznacza błędy i awarie

Oczywiście, jak każde oprogramowanie, system automatyzacji może mieć błędy. Od drobnych glitchy po błędne przetwarzanie faktury. Jednak dobrze zaprojektowane rozwiązania mają mechanizmy sprawdzające, a błędy są monitorowane i usuwane w aktualizacjach.

Mit 3: Brak nadzoru człowieka to brak kontroli

Automatyzacja nie oznacza braku nadzoru. Wręcz przeciwnie, nowoczesne systemy dostarczają logi, historie zmian i alerty. Ewentualne nieprawidłowości są natychmiast wykrywane przez specjalistów.

Fakty i statystyki wskazujące na bezpieczeństwo i efektywność automatyzacji

Automatyzacja redukuje koszty i błędy

Przetwarzanie faktury ręcznie kosztuje od 15 do 25 USD, podczas gdy systemy automatyczne ograniczają te koszty do około 2 USD. Automatyzacja obniża też liczbę błędów z ponad 1% dokumentów.

Automatyzacja zapewnia szybszy obieg i płynność dokumentów

Automatyczne przetwarzanie przyspiesza fakturowanie aż o 70%. W połączeniu z innymi usprawnieniami takimi jak: wiadomości push o nowej fakturze, automatycznym tworzeniu tasków związanych z obiegiem dokumentów, fakturowanie można ograniczyć do zaledwie kilkunastu minut miesięcznie.

Dokładność dzięki AI

Firmy takie jak Billerud i Adyen osiągają dokładność przetwarzania faktur w „wysokich 90%”. Co więcej, AI umożliwia wykrycie oszustw i duplikatów, bo aż 55% platform APIA oferuje takie funkcje.

Wzrost automatyzacji w firmach

Obecnie tylko 32% zespołów księgowych ma w pełni zautomatyzowane procesy przychodowe, ale 41% planuje automatyzację w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Wraz z tym, liczba manualnego wprowadzania faktur spadła z 85% do 60% w jednym roku.

Bezpieczeństwo IT

Automatyzacja wspierająca procesy finansowe pozwala nie tylko ograniczać błędy, ale i zabezpieczać firmę przed cyberoszustwami, budując ścieżkę audytu i zgodność z przepisami. Dodatkowo, rosnący o 47% w 2024 roku poziom ataków na systemy fakturowania uświadamia, jak ważne jest stosowanie środków ochronnych.

Jak zapewnić bezpieczeństwo automatyzacji faktur? Sprawdzone praktyki.

• Szyfrowanie: stosuj SSL/TLS do transmisji i AES dla danych przechowywanych.

• Kontrola dostępu: ustalaj role i uprawnienia, stosuj silne hasła i MFA (redukcja ryzyka o ponad 99%).

• Audyt i śledzenie zmian: wybieraj systemy z historią zmian i logami dostępu.

• Wykrywanie oszustw: wykorzystuj AI do detekcji duplikatów i podejrzanych wzorców.

  
  

Aktualizacje i wsparcie: systemy muszą być regularnie aktualizowane i mieć wsparcie techniczne.

Jak dbamy o bezpieczeństwo przy automatyzacji faktur? Nasze sprawdzone praktyki. 

Obejrzyj filmik i zobacz, w jaki sposób my dbamy o bezpieczeństwo naszych klientów oraz ich dokumentów.

Automatyzacja faktur jest bezpieczna o ile jest odpowiednio wdrożona i zabezpieczona.

Systemy oferujące szyfrowanie, kontrolę dostępu, audyt oraz AI do wykrywania nieprawidłowości przynoszą realne korzyści:

• mniejsze ryzyko błędów,

• oszczędności finansowe i czasowe,

• lepszy płynność i przejrzystość,

• wzrost bezpieczeństwa danych.

Jednocześnie warto pamiętać o ciągłym monitoringu, aktualizacjach oraz nadzorze człowieka, by połączyć najlepsze cechy automatyzacji z doświadczeniem ludzkim!