AI a prawo. Czy sztuczna inteligencja może wystawiać faktury

Sztuczna inteligencja w ostatnich latach stała się jednym z najgorętszych trendów w biznesie. Coraz częściej wspiera przedsiębiorców w codziennych obowiązkach: od obsługi klienta, przez analizę danych, aż po działania marketingowe. 

AI pomaga nam niemalże w każdych obowiązkach i codziennych czynnościach. Od pomocy przy przygotowaniu posiłku, przez rozwiązywanie zadań w pracy, aż do spraw prawnych. I to właśnie ten ostatni obszar wywołuje najwięcej pytań i wątpliwości. 

W naturalny sposób pojawia się więc pytanie: czy AI może wystawiać faktury i czy jest to zgodne z polskim prawem?

Faktura a wymogi prawne

Polskie prawo jasno określa, jakie elementy musi zawierać faktura. Zgodnie z ustawą o VAT dokument powinien m.in. zawierać: 

• datę wystawienia, 

• numer faktury, 

• dane sprzedawcy i nabywcy, 

• kwoty netto i brutto,

• stawki podatku. 

  
  

Co ważne, przepisy nie określają, że fakturę musi wystawić człowiek. Oznacza to, że dokument może być wygenerowany automatycznie przez system księgowy, a także przez narzędzie oparte o sztuczną inteligencję. Kluczowe jest jedynie to, aby wszystkie wymagane dane były poprawne i kompletne.

Czy faktura wystawiona przez AI jest ważna?

Tak, faktura przygotowana przez AI ma taką samą moc prawną, jak ta wystawiona ręcznie. Wynika to z faktu, że w Polsce od wielu lat nie ma obowiązku podpisywania faktur – zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Podpis nie jest warunkiem ich ważności. Wystarczy, że dokument zostanie poprawnie wystawiony i przechowany zgodnie z przepisami.

Automatyzacja a codzienna praktyka

AI w kontekście faktur to nie tylko sam moment ich wystawienia. Sztuczna inteligencja może znacząco ułatwić cały proces obiegu dokumentów w firmie. Dzięki technologii OCR oraz algorytmom AI system potrafi:

• automatycznie pobierać faktury z maili,

• rozpoznawać dane kontrahentów, nawet ze skanów czy zdjęć,

• klasyfikować dokumenty według kategorii wydatków,

• przesyłać kompletne paczki faktur do księgowości.

  
  

W praktyce oznacza to oszczędność wielu godzin pracy miesięcznie i eliminację błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych.

Sztuczna inteligencja a bezpieczeństwo danych

Wielu przedsiębiorców obawia się, czy korzystanie ze sztucznej inteligencji w obiegu faktur jest bezpieczne. Warto podkreślić, że nowoczesne systemy AI działają w zgodzie z RODO i posiadają zabezpieczenia chroniące dane kontrahentów. Wdrożenie takich rozwiązań wymaga wyboru sprawdzonego dostawcy, który gwarantuje, że dokumenty są przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.

Nadchodzące zmiany – KSeF

Już od 2026 roku wszystkie polskie firmy będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że faktury będą musiały być wystawiane i przechowywane w jednolitym systemie Ministerstwa Finansów. W tej sytuacji AI i automatyzacja mogą stać się ogromnym wsparciem – dzięki nim proces wystawiania i wysyłania dokumentów do KSeF będzie przebiegał płynnie i bez ryzyka pomyłek. Firmy, które wcześniej wdrożą automatyzację, łatwiej dostosują się do nowych wymogów.

Czy warto korzystać z AI do fakturowania już teraz?

Zdecydowanie tak. Automatyzacja i sztuczna inteligencja w obszarze faktur to nie tylko oszczędność czasu, ale również:

• szybszy obieg dokumentów,

• łatwiejsza współpraca z księgową,

• eliminacja błędów w danych,

• lepsze przygotowanie do nadchodzących zmian w prawie.

Wdrożenie AI w tym zakresie nie wymaga wielomiesięcznych projektów – wiele narzędzi można uruchomić w firmie w ciągu kilku dni.

AI może wystawiać faktury i jest to w pełni zgodne z prawem. Kluczowe znaczenie ma poprawność danych oraz ich prawidłowe przechowywanie, a nie to, kto – człowiek czy algorytm – przygotował dokument. Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko legalność, ale i realne korzyści biznesowe: oszczędność czasu, redukcję kosztów oraz przewagę konkurencyjną. W obliczu zbliżających się zmian związanych z KSeF, wdrożenie AI w procesach księgowych wydaje się naturalnym krokiem naprzód.